IT-Check zum Jahresende: Was kleine Betriebe vor 2027 erledigen sollten

Zum Jahresende liegt in vielen kleinen Betrieben der Schreibtisch voll: Inventur, Abschlüsse, Urlaubsplanung. Die IT bleibt dabei gern liegen, bis etwas ausfällt. Dieser Beitrag geht acht Punkte durch, verständlich und ohne Fachchinesisch. Wo es um Recht und Steuern geht, bleibt er allgemein, denn er ersetzt keine Steuerberatung.

1. E-Rechnung: Gilt die Pflicht für Sie?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gab es eine Übergangszeit. Nach dem Umsatzsteuergesetz (§ 27 Absatz 38) und den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums gilt: Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format verwenden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Wer 2026 darüber lag, muss ab Januar an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter blieb, hat noch bis Ende 2027 Zeit. Eine Sonderregel bis Ende 2027 gibt es nur noch für das ältere EDI-Verfahren, einen direkten Datenaustausch zwischen Firmen.

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF per Mail, sondern ein strukturiertes Datenformat, das Software direkt einliest. Ein einfaches PDF zählt laut Bundesfinanzministerium nur als sonstige Rechnung. Es gibt allerdings Mischformate, bei denen die Rechnungsdaten in die PDF-Datei eingebettet sind. Solche Rechnungen können als E-Rechnung gelten. Fragen Sie jetzt beim Hersteller Ihres Rechnungsprogramms nach, ob es E-Rechnungen erzeugen kann. Die Einzelheiten haben wir im Beitrag E-Rechnungspflicht ab 2027 beschrieben, die Umstellung selbst übernehmen wir unter E-Rechnung einführen. Ob Ausnahmen für Sie gelten, klärt Ihre Steuerberatung.

2. Windows 10: Wo stehen Ihre Rechner?

Der reguläre Support für Windows 10 endete am 14. Oktober 2025. Seitdem gibt es für Firmenrechner Sicherheitsupdates nur noch über das kostenpflichtige Programm Extended Security Updates, kurz ESU. Nach den Angaben von Microsoft endete dessen erstes Jahr am 13. Oktober 2026, das zweite endet am 12. Oktober 2027, das dritte und letzte am 10. Oktober 2028. Das Programm kostet im ersten Jahr 61 US-Dollar je Gerät, der Preis verdoppelt sich jedes Jahr. Es wird nur jahresweise über Mengenlizenzverträge verkauft, und wer das zweite Jahr kauft, muss das erste mit bezahlen.

Für Windows-10-Rechner in der Cloud (etwa in Windows 365) entfällt der Aufpreis. Das Verbraucherprogramm von Microsoft ist ausdrücklich nicht für den geschäftlichen Einsatz gedacht. Prüfen Sie zum Jahreswechsel, welche Geräte noch auf Windows 10 laufen und was mit jedem geschehen soll. Alle Einzelheiten stehen in unserem Beitrag Windows 10 im Unternehmen, den Ablauf des Umstiegs finden Sie unter Windows 10 Umstieg. Preise und Bedingungen können sich ändern, prüfen Sie sie vor dem Kauf bei Microsoft oder Ihrem Händler.

3. Datensicherung nicht nur anlegen, sondern testen

Eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung und kein Schutz. Spielen Sie deshalb einmal eine Auswahl wichtiger Daten auf einen anderen Rechner zurück: die Buchhaltung, das Kundenverzeichnis, ein paar Postfächer. Notieren Sie, ob alles vollständig ist und wie lange es dauert. Mindestens eine Kopie sollte vom Firmennetz getrennt liegen, damit Schadsoftware sie nicht mitverschlüsselt.

Warum das wichtig ist: Laut dem Lagebericht des BSI zielten rund 80 Prozent der 2024 angezeigten Ransomware-Angriffe auf kleine und mittlere Unternehmen. Ransomware ist Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und Lösegeld fordert. Wer dann eine funktionierende Sicherung hat, verliert Zeit, aber nicht alles.

4. Lizenzen und Abos aufräumen

Über die Jahre sammeln sich Programme, Cloud-Dienste und Abos an, die niemand mehr nutzt. Gehen Sie die Liste Ihrer Verträge und Kreditkartenabbuchungen durch. Fragen Sie bei jedem Eintrag: Wird das gebraucht, von wem, und gibt es eine Kündigungsfrist, die zum Jahresende abläuft? Das spart Geld, und jedes abgeschaltete Konto ist ein Zugang weniger, den jemand missbrauchen könnte.

5. Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter sperren

Wer den Betrieb verlässt, nimmt oft mehr Zugänge mit, als man denkt: E-Mail, Cloud-Speicher, Fernzugang, Fachprogramme, Messenger, geteilte Konten, Schlüssel und Chipkarten. Legen Sie eine feste Liste an und arbeiten Sie sie am letzten Arbeitstag ab. Ändern Sie dabei die Passwörter geteilter Konten und prüfen Sie automatische Weiterleitungen im Postfach. Gleichen Sie zum Jahresende alle Konten mit der Mitarbeiterliste ab, auch bei Aushilfen und externen Dienstleistern.

6. Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten

Bei der Zwei-Faktor-Anmeldung reicht ein Passwort allein nicht mehr aus, zusätzlich wird etwa ein Code aus einer App verlangt. Ein gestohlenes Passwort nützt dem Täter dann nur wenig. Das ist wichtig, weil sich gefälschte Nachrichten mit KI immer überzeugender bauen lassen: Laut der KI-Sicherheitsstudie von BSI und TÜV-Verband (Oktober 2026) berichten 17 Prozent der befragten Unternehmen von einem Angriff oder Betrugsversuch, bei dem KI eine Rolle gespielt haben könnte, und 90 Prozent der Betroffenen nennen täuschend echte Phishing-Mails. Phishing sind gefälschte Nachrichten, die Sie zum Klicken oder zur Preisgabe von Zugangsdaten bewegen sollen. Beginnen Sie mit E-Mail, Fernzugang, Cloud-Speicher und Online-Banking. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag KI-Angriffe auf kleine Betriebe.

7. Firewall und Router-Updates

Router und Firewall sind das Eingangstor Ihres Firmennetzes. Auch sie sind Geräte mit Software, die Updates braucht. Laut Lagebericht des BSI waren Firewalls und VPN-Zugänge (gesicherte Fernzugänge ins Firmennetz) verschiedener Hersteller erneut Ziel von Angriffen, teils über Lücken, die schon länger bekannt waren. Prüfen Sie deshalb, wann Router und Firewall zuletzt aktualisiert wurden, ob noch ein Standardpasswort gilt und ob Dienste von außen erreichbar sind, die niemand braucht. Das BSI empfiehlt auch kleineren Unternehmen vorrangig eine zentrale Firewall, also ein eigenes Schutzgerät zwischen Internet und Firmennetz. Entscheidend ist die laufende Pflege, nicht nur die Anschaffung.

Wenn Sie das nicht selbst übernehmen möchten: Als Angebot der Seele Consulting & Management GmbH gibt es das Firewall-Monatspaket mit Einrichtung und laufender Pflege auf ki-schutzschild.de. Der Einstieg ist ein kostenloser Sicherheits-Check.

8. Aufbewahrungsfristen im Blick behalten

Zum Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, Unterlagen zu ordnen. Geschäftsunterlagen müssen je nach Art unterschiedlich lange aufbewahrt werden. Für Rechnungen nennt das Umsatzsteuergesetz (§ 14b) acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei E-Rechnungen muss nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums zumindest der strukturierte Datenteil unverändert erhalten bleiben. Heben Sie diese Dateien also im Originalformat auf und nicht nur als Ausdruck. Welche Fristen für welche Unterlagen in Ihrem Betrieb gelten, klärt Ihre Steuerberatung.

So unterstützen wir Sie

Die Seele Consulting & Management GmbH baut und betreibt IT für kleine Betriebe. Wir betreuen über 100 Betriebe und gehen den IT-Check gern gemeinsam mit Ihnen durch: Bestandsaufnahme, Liste der offenen Punkte, Umsetzung und laufender Betrieb im Rahmen unserer Managed Services. Warum ein fester Ansprechpartner oft lohnt, steht im Beitrag Managed Services für KMUs. Die Soforthilfe am Telefon ist kostenlos, Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Was danach behoben wird, kostet etwas, den Preis nennen wir Ihnen vor Beginn der Arbeit. Termine finden bei Ihnen vor Ort oder per Fernwartung statt.

Häufige Fragen

Muss mein Betrieb ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Das hängt vom Umsatz ab. Lag Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen. Bei höchstens 800.000 Euro gilt die Erleichterung noch bis Ende 2027. Ihre Steuerberatung klärt, auf welcher Seite der Grenze Sie stehen.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF nicht. Nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums zählt es nur als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, das Software direkt einlesen kann. Mischformate, bei denen diese Daten in die PDF-Datei eingebettet sind, können als E-Rechnung gelten.

Was bedeutet das Ende der Windows-10-Sicherheitsupdates für meine Firma?

Für Firmenrechner gibt es Sicherheitsupdates nur noch über das kostenpflichtige ESU-Programm von Microsoft. Das erste Jahr endete am 13. Oktober 2026, das dritte und letzte Jahr endet am 10. Oktober 2028. Planen Sie deshalb den Umstieg auf Windows 11 oder einen Cloud-Arbeitsplatz.

Wie teste ich, ob meine Datensicherung wirklich funktioniert?

Spielen Sie eine Auswahl wichtiger Daten auf einen anderen Rechner zurück und prüfen Sie, ob sich alles öffnen lässt. Notieren Sie, wie lange das dauert. Mindestens eine Kopie sollte vom Firmennetz getrennt liegen.

Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Das hängt von der Art der Unterlage ab. Für Rechnungen nennt das Umsatzsteuergesetz acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnung. Das ist eine allgemeine Auskunft und keine Steuerberatung, die Fristen für Ihren Betrieb nennt Ihnen Ihre Steuerberatung.

Was kostet Ihre Unterstützung beim IT-Check?

Die Soforthilfe am Telefon ist kostenlos, Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr. Wenn danach etwas behoben werden muss, nennen wir Ihnen den Preis vor Beginn der Arbeit.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz, § 27 (Übergangsregelung E-Rechnung)
• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026)
• Umsatzsteuergesetz, § 14b (Aufbewahrung von Rechnungen)
• Microsoft Learn: Lifecycle FAQ zu Extended Security Updates
• Microsoft Learn: ESU-Programm für Windows 10
• Microsoft: Extended Security Updates für Windows 10 (Verbraucherprogramm)
• BSI: Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2025, Kapitel Cybercrime
• BSI: Die Lage der IT-Sicherheit in Deutschland 2025, Schwachstellen in Perimetersystemen
• BSI und TÜV-Verband: KI-Sicherheitsstudie, Pressemitteilung vom 7. Oktober 2026
• BSI: Cybersicherheit für kleine und mittlere Unternehmen (3. Auflage, Juli 2024)