E-Rechnungspflicht ab 2027: Ihr Fahrplan für die letzten 100 Tage

Am 1. Januar 2027 endet für einen großen Teil der Unternehmen in Deutschland die Übergangszeit bei der E-Rechnung. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz gemacht hat, muss ab diesem Tag seine Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Heute, am 23. September 2026, sind es noch genau 100 Tage. Das reicht, um sauber umzustellen, aber nicht, um das Thema bis Weihnachten liegen zu lassen. Dieser Beitrag erklärt, was gilt, wer betroffen ist und wie Sie die verbleibende Zeit in fünf Etappen nutzen. Er ersetzt keine Steuerberatung, bezieht aber alles auf den Stand der amtlichen Quellen.

Was gilt wann: die Fristen im Überblick

Die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen Unternehmen im Inland kommt in Stufen. Grundlage ist § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Eine Verschiebung dieser Termine ist weder im Gesetzestext noch in den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums (BMF) vorgesehen.

Stichtag	Was gilt
Seit 1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Ab 1. Januar 2027	Ausstellungspflicht, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr (für 2027 also 2026) mehr als 800.000 Euro betrug.
Bis 31. Dezember 2027	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format bleibt erlaubt, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Genau 800.000 Euro zählt noch dazu.
Ab 1. Januar 2028	Die E-Rechnung ist bei inländischen B2B-Umsätzen der Regelfall, soweit keine dauerhafte Ausnahme greift.

Wichtig ist der Zeitpunkt, auf den es ankommt: Maßgeblich ist, wann der Umsatz ausgeführt wird, nicht, wann Sie die Rechnung schreiben. Eine Leistung, die Sie im Dezember 2026 erbringen und im Januar 2027 abrechnen, fällt noch unter die alte Regel. Eine Leistung vom Januar 2027 nicht mehr. Gesamtumsatz im Sinne des Gesetzes ist übrigens der Umsatz nach § 19 Absatz 2 UStG. Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Im Zweifel klärt Ihr Steuerberater, auf welcher Seite der Grenze Sie stehen.

Eine zusätzliche Brücke gibt es für Unternehmen mit EDI-Verfahren, also dem automatisierten Datenaustausch zwischen Systemen. Wenn das Format nicht den Vorgaben der E-Rechnung entspricht, darf es mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31. Dezember 2027 für in 2027 ausgeführte Umsätze genutzt werden. Diese Frist hängt nicht an der Umsatzgrenze.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Eine E-Rechnung ist kein PDF, das per Mail kommt. Gemeint ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine Software direkt einlesen kann. Das BMF nennt als geeignet vor allem zwei Formate:

• XRechnung: ein reines Datenformat, das ohne Sichtdarstellung auskommt.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteten Daten. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung". Das ist der häufigste Denkfehler: Wer heute Rechnungen als PDF verschickt und Papier gegen Mail getauscht hat, hat damit noch nichts umgestellt.

Wer nicht betroffen ist

Dauerhaft von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem diese Fälle:

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (brutto) nicht übersteigt, dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
• Kleinunternehmer: Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfrei sind, dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV). Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können. Wer zur Regelbesteuerung wechselt, unterliegt danach der Ausstellungspflicht.
• Privatkunden: Umsätze an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht.

Dazu kommen weitere Sonderfälle wie Fahrausweise oder viele steuerfreie Umsätze. Ob eine Ausnahme für Ihren Fall passt, prüfen Sie am besten gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.

Mehr als Format: Eingang und Ausgang automatisieren

Viele kleine Firmen suchen jetzt nur nach einem Weg, irgendwie ein gültiges Format zu erzeugen. Das ist zu kurz gedacht. Wer ohnehin an der Rechnung arbeiten muss, sollte den ganzen Weg anschauen.

Rechnungseingang: Eine E-Rechnung muss niemand mehr abtippen. Eine passende Lösung liest die Daten automatisch aus, prüft sie gegen Bestellung und Lieferschein, schlägt die Buchung vor und legt die Rechnung geordnet ab. Aus „Mail öffnen, Anhang speichern, Beträge übertragen" wird ein Vorgang, bei dem ein Mensch nur noch Ausnahmen entscheidet.

Rechnungsausgang: Die E-Rechnung entsteht idealerweise direkt dort, wo die Daten ohnehin liegen, in der Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Kein Umweg über Word oder Excel, keine doppelte Pflege von Kundenstammdaten. Das senkt Fehler und beschleunigt die Zahlung, weil Rechnungen vollständig und sofort verarbeitbar beim Kunden ankommen.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Leuten schreibt heute seine Rechnungen in einer Textverarbeitung und übergibt sie als PDF an die Buchhaltung. Nach der Umstellung stellt die Auftragssoftware die E-Rechnung aus, die Buchhaltung erhält sie ohne Medienbruch, und eingehende Lieferantenrechnungen werden automatisch zugeordnet. Das Beispiel ist ein Denkmodell, keine Zahl aus einem Praxisfall.

Der 100-Tage-Fahrplan in fünf Etappen

So verteilen Sie die Zeit bis zum 1. Januar 2027. Die Tage sind Richtwerte, die Reihenfolge ist wichtiger als die genaue Dauer.

1. Tag 1 bis 15: Bestandsaufnahme. Klären Sie, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegen wird. Sammeln Sie, welche Rechnungen Sie an Geschäftskunden schreiben, aus welchem System, und wie eingehende Rechnungen heute ankommen. Bestimmen Sie, wer im Haus verantwortlich ist.
2. Tag 16 bis 35: Software prüfen. Kann Ihre Rechnungs- oder Warenwirtschaftssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen und lesen? Fragen Sie beim Anbieter nach Termin und Kosten für ein Update. Wenn nicht, ist jetzt der Zeitpunkt, über eine Anbindung oder einen Wechsel nachzudenken.
3. Tag 36 bis 60: Testlauf mit Kunden. Erzeugen Sie Testrechnungen und lassen Sie wichtige Kunden prüfen, ob sie diese verarbeiten können. Fragen Sie umgekehrt Ihre Lieferanten, in welchem Format sie künftig liefern. Wer EDI nutzt, klärt die Zustimmung des Empfängers.
4. Tag 61 bis 85: Umstellung. Stellen Sie die Vorlagen, Stammdaten und Abläufe um. Schulen Sie die Personen, die Rechnungen schreiben und prüfen. Legen Sie fest, was bei fehlerhaften Rechnungen passiert.
5. Tag 86 bis 100: Archivierung und Feinschliff. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie E-Rechnungen aufbewahrt werden. Prüfen Sie die Abläufe ein letztes Mal und bereiten Sie die ersten Rechnungen für Januar vor.

Wie wir Sie unterstützen

Wir bei Seele sind keine Softwarehersteller und empfehlen deshalb kein bestimmtes Produkt. Unsere Rolle ist die des Umsetzers: Wir prüfen mit Ihnen, ob Ihre vorhandene Software reicht, binden sie an Ihre übrigen Systeme an und richten die Abläufe ein, die Rechnungen automatisch einlesen, prüfen, verbuchen und archivieren. Wenn eine Lücke zwischen zwei Programmen bleibt, bauen wir die passende Schnittstelle als maßgeschneiderte Software. Die Automatisierung der Prozesse dahinter ist ein Fall für unsere KI-Automatisierung. Wer wissen möchte, wie Digitalisierung im Ruhrgebiet in der Praxis aussieht, findet Eindrücke in unserem Beitrag Digitalisierung im Ruhrgebiet.

Fazit: Jetzt anfangen, nicht im Dezember

Die E-Rechnung ist kein Hexenwerk, aber auch kein Thema für den letzten Moment. Mit 100 Tagen Vorlauf haben Sie Zeit für einen geordneten Ablauf: erst klären, ob Sie betroffen sind, dann die Software prüfen, im Testlauf mit Kunden üben, umstellen und archivieren. Nutzen Sie die Gelegenheit, nicht nur das Format zu wechseln, sondern auch die Arbeit dahinter zu vereinfachen. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Beziehen Sie Ihre Steuerberatung früh ein, besonders bei der Umsatzgrenze, den Ausnahmen und der Aufbewahrung.

Quellen

• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (Absatz 38)
• § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge