E-Rechnung einführen: Wir stellen Ihren Betrieb um

Rechnungen empfangen, schreiben und ablegen, ohne dass der Papierkram bei Ihnen hängen bleibt. Wir richten die E-Rechnung in Ihrem Betrieb ein und binden sie an die Software an, mit der Sie ohnehin arbeiten.

Kostenloses Erstgespräch

Was sich für Betriebe ändert

Wer Rechnungen an andere Unternehmen im Inland schreibt, kommt an der E-Rechnung nicht vorbei. Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Datei in einem strukturierten Format, die ein Programm direkt auslesen kann. Das Bundesfinanzministerium nennt als geeignet insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF zählt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung.

Zwei Zeitpunkte sollten Sie kennen. Erstens: Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Zweitens: Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG. Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, endet die Übergangsregel am 31. Dezember 2026. Bei bis zu 800.000 Euro läuft sie bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen der Regelfall, mit dauerhaften Ausnahmen, zum Beispiel für Rechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer.

Stand: 14. Oktober 2026. Das ist eine Orientierung und keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht Sie trifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung-Pflicht ab 2027.

Drei Bereiche, die wir für Sie einrichten

Die Umstellung betrifft nicht nur das Schreiben von Rechnungen. Sie betrifft den ganzen Weg, den eine Rechnung bei Ihnen nimmt.

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Empfang

Lieferantenrechnungen kommen als Datei im strukturierten Format an, nicht mehr nur als Papier oder PDF. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ein E-Mail-Postfach genügt. Wir richten ein, dass sie dort zuverlässig landen und lesbar sind.

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Erstellung

Ihre Rechnungen verlassen das Haus im richtigen Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Wir prüfen, ob Ihre Software das kann, und bringen sie dahin, wo sie hin muss.

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Archivierung

Ein- und ausgehende Rechnungen landen geordnet an einem Ort und lassen sich bei einer Prüfung oder einer Rückfrage schnell wiederfinden.

Anbindung an Ihre bestehende Software

Die wenigsten Betriebe wollen ihre Programme wechseln, nur weil sich ein Dateiformat ändert. Das müssen Sie oft auch nicht. Wir schauen zuerst, was Ihre Handwerkersoftware, Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr Buchhaltungsprogramm schon kann. Manches lässt sich mit einem Update oder einer Einstellung lösen, anderes braucht eine Zusatzlösung, und in seltenen Fällen lohnt der Wechsel. Welcher Fall bei Ihnen vorliegt, sagen wir Ihnen vor der Umsetzung.

Wo Programme nicht miteinander sprechen, bauen wir die Verbindung. Das kann ein kleiner Baustein sein, der Rechnungen aus Ihrer Software in das richtige Format bringt, oder eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung. Größere Anpassungen setzen wir als Software on Demand um.

Automatischer Rechnungseingang

Heute landet eine Lieferantenrechnung irgendwo: im Postfach des Chefs, im Sammelpostfach, auf dem Schreibtisch. Dann wird sie weitergereicht, abgetippt, gebucht und abgelegt. Mit E-Rechnungen lässt sich genau das automatisieren, weil die Daten bereits strukturiert in der Datei stehen.

  • Eine zentrale Eingangsadresse nimmt Rechnungen entgegen und sortiert sie ab.
  • Die Daten werden ausgelesen, Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant müssen nicht mehr abgetippt werden.
  • Die Rechnung geht zur Prüfung an die zuständige Person und wird nach der Freigabe abgelegt oder an die Buchhaltung übergeben.
  • Was nicht passt, zum Beispiel ein einfaches PDF ohne Strukturdaten, wird markiert und von Hand bearbeitet.

Hier greift unsere Arbeit im Bereich KI-Automatisierung ineinander: Wo Rechnungen nicht im sauberen Format ankommen, kann KI beim Auslesen helfen. Die Freigabe bleibt bei Ihnen, nichts wird ohne Ihr Zutun gebucht.

So läuft die Umstellung

Vier Schritte, damit Sie wissen, was Sie wann erwartet.

1

Bestandsaufnahme

Wir schauen, wie Rechnungen bei Ihnen heute entstehen und ankommen: welche Software, welche Postfächer, wer bucht, wer legt ab.

2

Plan

Sie bekommen einen kurzen, verständlichen Vorschlag: was bleibt, was wird angepasst, was kommt neu dazu. Mit Angebot.

3

Umsetzung

Wir richten Empfang, Erstellung, Ablage und Anbindung ein und testen mit echten Rechnungen aus Ihrem Alltag.

4

Einweisung und Betreuung

Ihr Team bekommt eine kurze Einweisung. Auf Wunsch betreuen wir die Lösung danach weiter.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Ein erdachtes Beispiel, das den Ablauf greifbar macht. Ihr Fall wird immer individuell geplant.

Ein Betrieb mit acht Leuten schreibt seine Rechnungen in einer Branchensoftware und bekommt Lieferantenrechnungen per Mail und Post. Die Chefin öffnet jeden Abend das Postfach, druckt aus und legt ab. Bei der Umstellung wird zuerst geprüft, ob die Software E-Rechnungen erzeugen kann. Gleichzeitig entsteht eine Eingangsadresse, die Rechnungen sammelt und ausliest. Die Ablage wird einheitlich geregelt, und das Team bekommt eine halbe Stunde Einweisung. Am Ende druckt niemand mehr aus, und die Rechnungen sind wiederzufinden.

Datenschutz und Sicherheit

Rechnungen enthalten Namen, Anschriften, Leistungen und Beträge. Das sind Daten, mit denen man sorgfältig umgeht. Wir richten Zugriffe so ein, dass nur die Personen Einsicht haben, die sie brauchen, wir sichern die Ablage und wir setzen wo möglich auf Dienste, bei denen die Daten in der EU bleiben. Die Vorgaben der DSGVO bilden dafür den Rahmen.

Wir sind IT-Dienstleister und keine Steuerberatung. Welche Rechnungen als E-Rechnung gestellt werden müssen, welche Angaben darauf stehen müssen und wie lange Sie aufbewahren, beantwortet Ihre Steuerberatung. Wir setzen die Antwort technisch um. Eine Garantie für die steuerliche Anerkennung können wir nicht geben.

Weitere Themen rund um Ihre Betriebs-IT finden Sie unter IT-Infrastruktur, Netzwerk und Sicherheit und Managed Services, falls wir die Lösung dauerhaft für Sie betreuen sollen.

Häufige Fragen

Muss ich als kleiner Betrieb überhaupt E-Rechnungen schreiben?

Das hängt von Ihrem Vorjahresumsatz und Ihrer Rechnung ab. Nach § 27 Abs. 38 UStG gilt: Lag Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, entfällt die Übergangsregel ab dem 1. Januar 2027. Bei bis zu 800.000 Euro gilt sie noch bis zum 31. Dezember 2027, ab 2028 ist die E-Rechnung im Inland der Regelfall. Dauerhafte Ausnahmen gibt es zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber in jedem Fall bereits heute. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung, Ihren Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.

Reicht ein PDF per Mail nicht mehr aus?

Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat, laut Bundesfinanzministerium zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Wie lange Sie noch ein PDF senden dürfen, hängt von der Übergangsregelung und Ihrem Umsatz ab.

Wir haben eine Handwerkersoftware oder ein Warenwirtschaftssystem. Geht das damit?

Das prüfen wir zuerst. Manche Programme können E-Rechnungen schon erzeugen oder lesen, andere brauchen ein Update, eine Zusatzlösung oder einen Wechsel. Wir sagen Ihnen vorher ehrlich, was in Ihrem Fall nötig ist, und erst dann beginnt die Umsetzung.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben und erhalten, welche Software Sie nutzen und wie viel automatisiert werden soll. Nach einem kurzen Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Angebot. Feste Preise nennen wir hier bewusst nicht.

Was passiert mit den Rechnungen, die ich archivieren muss?

Wir richten eine geordnete Ablage ein, in der eingehende und ausgehende Rechnungen auffindbar bleiben. Welche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen für Sie gelten, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Wir setzen das Ergebnis dann technisch um.

Sind die Rechnungsdaten bei Ihnen sicher?

Rechnungen enthalten Kundendaten und Beträge. Wir arbeiten nach den Grundsätzen der DSGVO, setzen wo möglich auf Dienste mit Speicherung in der EU und vergeben Zugriffe nur an die Personen, die sie brauchen.

Bringen Sie die E-Rechnung in Ordnung, bevor die Frist drängt

Vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Wir schauen, wie Rechnungen bei Ihnen laufen, und sagen Ihnen, was zu tun ist.

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