KI und Automatisierung für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros

Weniger Sortieren, Abtippen und Nachfragen, mehr Zeit für Beratung. Wir richten Abläufe ein, die Belege und Mandantenpost vorsortieren, und betreiben sie so, dass Berufsgeheimnis und Datenschutz von Anfang an mitgedacht sind.

Kostenloses Erstgespräch

Was in Kanzleien jeden Tag Zeit frisst

Wer eine Steuerkanzlei oder ein Buchhaltungsbüro führt, kennt das Muster: Belege kommen per Mail, über ein Portal, als Foto vom Handy und immer noch im Umschlag. Jemand muss sie öffnen, dem richtigen Mandanten zuordnen, benennen und ablegen. Dann fehlt eine Rechnung, ein Kontoauszug ist unleserlich, und die Rückfrage an den Mandanten wird zum nächsten Zeitfresser.

Dazu kommen Fristen, die niemand vergessen darf, und Fachwissen, das in Köpfen und alten Ordnern steckt. Gleichzeitig ist qualifiziertes Personal knapp. Genau an diesen Stellen lässt sich die Arbeit gut automatisieren: nicht die fachliche Entscheidung, sondern alles, was davor und danach anfällt. Die Grundlagen zur Automatisierung in der Kanzlei finden Sie unter KI-Automatisierung.

Wo KI in der Kanzlei konkret hilft

Vier Abläufe, die in den meisten Kanzleien ähnlich aussehen. Sie entscheiden, womit wir anfangen.

Belegeingang sortieren

Mails, Anhänge und Scans werden erkannt, dem Mandanten zugeordnet, sinnvoll benannt und abgelegt. Unklare Fälle gehen mit einem Hinweis an eine Person im Team. Gebucht wird weiter bei Ihnen.

Mandantenpost vorsortieren

Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen eingeordnet: Beleg, Terminwunsch, Bescheid, Rückfrage. Das Team sieht morgens, was dringend ist, statt ein Postfach zu durchsuchen.

Rückfragen vorbereiten

Fehlt etwas, entsteht ein Entwurf für die Nachfrage an den Mandanten, mit genauer Angabe, welcher Beleg oder welche Auskunft noch fehlt. Sie lesen, ändern bei Bedarf und senden selbst.

Fristen im Blick

Bescheide und Fristen werden aus der Post gelesen und als Erinnerung für die zuständige Person vorgemerkt. Das ersetzt nicht Ihre Fristenkontrolle, sondern ergänzt sie um ein zweites Netz.

Ein Wissensassistent für Ihre internen Dokumente

Arbeitsanweisungen, Checklisten, Musterschreiben, Besprechungsnotizen, Hinweise zu einzelnen Mandanten: In vielen Kanzleien liegt das verstreut. Ein interner Wissensassistent beantwortet Fragen aus genau diesen Unterlagen, etwa „Wie gehen wir bei Neumandanten vor?“ oder „Welche Unterlagen fordern wir bei einer Gründung an?“, und zeigt, aus welchem Dokument die Antwort stammt.

Besonders neue Kolleginnen und Kollegen finden sich damit schneller zurecht, und erfahrene Mitarbeitende werden seltener unterbrochen. Der Assistent arbeitet nur mit den Dokumenten, die Sie freigeben, und läuft so, dass Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben. Mehr zum Vorgehen finden Sie unter KI-Beratung.

Berufsgeheimnis und Datenschutz zuerst

Mandantendaten gehören zum Sensibelsten, was ein Betrieb verwalten kann. Deshalb steht die Frage „Wohin gehen die Daten?“ bei uns vor der Frage „Was kann die KI?“.

Wir wählen Lösungen, bei denen Daten möglichst in der EU bleiben, regeln, wer worauf zugreifen darf, und schließen die nötigen Verträge mit eingebundenen Anbietern sauber ab. Was wir nicht tun: Mandantendaten unbedacht in ein öffentliches Chatfenster kopieren und hoffen, dass es gut geht.

Bevor wir an Ihre Systeme gehen, unterschreiben wir eine Verschwiegenheitserklärung und schließen mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kanzleien kennen wir aus eigener Arbeit, etwa mit einer Anwaltskanzlei aus Essen.

Ob und wie ein Einsatz mit Ihrer Verschwiegenheitspflicht vereinbar ist, bleibt Ihre fachliche Entscheidung. Wir liefern dafür die technische Grundlage und eine verständliche Beschreibung, was mit den Daten passiert, die Sie dann prüfen oder von Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen lassen können. Das ist keine Rechts- und keine Steuerberatung. Die Regeln der EU zum Umgang mit KI erklären wir unter EU AI Act.

Sichere IT als Grundlage

Die beste Automatisierung hilft wenig, wenn der Unterbau wackelt. Für eine Kanzlei heißt das: geregelte Zugriffe, geprüfte Datensicherung, aktuelle Systeme, geschützte Netzwerke und ein Plan für den Ernstfall. Wir richten das ein und betreuen es laufend, damit Sie sich nicht nebenbei um Updates und Backups kümmern müssen.

Die Bausteine dafür finden Sie bei IT-Infrastruktur, Netzwerk & Sicherheit und Managed Services. Passend zum Thema Belege lohnt auch der Blick auf die Pflicht zur E-Rechnung, die den Belegeingang vieler Mandanten verändern kann.

So läuft die Zusammenarbeit

Wir fangen klein an und bauen aus, was sich bewährt. Ihr Tagesgeschäft läuft währenddessen weiter.

1

Abläufe ansehen

Wir schauen gemeinsam, wie Belege, Post und Fristen heute laufen, und wählen den Ablauf mit dem größten Nutzen für den Anfang.

2

Bauen und einrichten

Wir setzen den Ablauf auf Ihrer Kanzleisoftware und Ihrer IT auf, legen Zugriffe fest und testen mit Ihren echten Fällen.

3

Team einweisen und betreiben

Eine kurze Einweisung für Ihr Team, danach betreuen wir den Ablauf, beheben Störungen und erweitern ihn auf Wunsch.

Beispiel: Ein Montagmorgen mit vorsortierter Post

So könnte es aussehen, ein ausgedachter Ablauf ohne Kundenbezug. Was davon zu Ihrer Kanzlei passt, klären wir gemeinsam.

  • Über das Wochenende: Mandanten schicken Belege per Mail und Foto. Alles wird erkannt, dem Mandanten zugeordnet und abgelegt.
  • Montagmorgen: Das Team öffnet eine Übersicht: neue Belege, offene Rückfragen, Post mit Frist.
  • Bei fehlenden Unterlagen: Ein Entwurf für die Nachfrage liegt bereit. Eine Mitarbeiterin prüft ihn und sendet ihn ab.
  • Bei einem Bescheid: Die Frist ist vorgemerkt, die zuständige Person wird erinnert. Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

Häufige Fragen

Dürfen Mandantendaten überhaupt in ein KI-System?

Das hängt von der Lösung und von Ihrer Berufspflicht zur Verschwiegenheit ab. Wir bauen so, dass Daten möglichst in der EU bleiben, der Zugriff geregelt ist und Anbieter vertraglich sauber eingebunden sind. Eine Garantie können wir nicht geben, und das ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Freigabe im Einzelfall bleibt Ihre Entscheidung, gern mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Muss ich meine Kanzleisoftware wechseln?

Nein. Wir setzen auf Ihrer bestehenden Kanzleisoftware auf und ergänzen davor und daneben, etwa beim Belegeingang oder bei der Mandantenkommunikation. Was technisch an Ihre Software angebunden werden kann, klären wir vorab im Gespräch, bevor Sie etwas beauftragen.

Entscheidet die KI, was gebucht oder abgegeben wird?

Nein. Die KI sortiert, benennt und bereitet vor. Gebucht, geprüft und unterschrieben wird weiterhin von Ihnen und Ihrem Team. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar, und unklare Fälle landen bei einem Menschen.

Wie lange dauert es, bis der Belegeingang läuft?

Das hängt davon ab, wie Belege heute bei Ihnen ankommen und wie viele Wege es gibt. Ein klar abgegrenzter erster Ablauf lässt sich oft in überschaubarer Zeit aufsetzen und dann Schritt für Schritt erweitern. Eine genaue Zusage geben wir erst nach einem Blick auf Ihre Abläufe.

Was ist mit den Mandanten, die weiter Papier schicken?

Auch das lässt sich auffangen. Eingescannte Post kann ebenso automatisch erkannt und zugeordnet werden wie digitale Belege. Niemand muss umlernen, Sie bekommen nur weniger Handarbeit am Ende.

Was kostet das?

Das hängt von Umfang und Zahl der Abläufe ab. Sie erhalten ein individuelles Angebot nach einem kostenlosen Erstgespräch. Wir beginnen gern mit einem Ablauf, der sich schnell bemerkbar macht.

Entlasten Sie Ihr Kanzleiteam

Vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch. Wir hören zu, sehen uns Ihre Abläufe an und schlagen einen ersten Schritt vor.

Erstgespräch vereinbaren

Oder rufen Sie an: 0209 73081720

Zum Weiterlesen