Microsoft 365 Migration und E-Mail-Umzug für Betriebe

Wann ein E-Mail-Umzug nach Microsoft 365 sinnvoll ist

Viele Betriebe haben ihre E-Mail über Jahre wachsen lassen: ein Exchange-Server im Keller oder im Büro, ein Postfach bei einem günstigen Mailanbieter, das per IMAP abgerufen wird, oder eine Mischung aus beidem. Das funktioniert, bis der Server in die Jahre kommt, der Anbieter zu wenig kann oder Kalender und Kontakte nicht mehr zwischen Rechner und Telefon zusammenpassen.

Microsoft 365 verlegt die E-Mail in die Cloud. Das heißt: Die Postfächer liegen nicht mehr auf einem eigenen Server in Ihrem Betrieb, sondern bei Microsoft. Kalender, Kontakte und gemeinsame Postfächer sind auf Rechner und Telefon abgeglichen. Den Umzug planen wir so, dass Ihre Mitarbeiter möglichst ungestört weiterarbeiten.

Wir arbeiten ausschließlich für Unternehmen, Privatkunden betreuen wir nicht. Wir betreuen über 100 Betriebe. Unser Sitz ist die Aldenhofstraße 108 in Gelsenkirchen.

Was beim E-Mail-Umzug mitkommt

Vier Bereiche, die wir in der Bestandsaufnahme einzeln durchgehen.

Postfächer

Die E-Mails jedes Mitarbeiters mit ihren Ordnern. Auch die Postfächer von Mitarbeitern, die nur selten mit dem Programm arbeiten, nehmen wir in die Planung auf.

Kalender und Kontakte

Termine, Besprechungsserien und Adressbücher ziehen mit, damit niemand seine Einträge neu anlegen muss.

Freigegebene Postfächer

Gemeinsame Adressen wie info@ oder buchhaltung@, auf die mehrere Personen zugreifen, richten wir mit den passenden Berechtigungen ein.

So läuft die Microsoft 365 Migration ab

Sieben Schritte, vom ersten Überblick bis zur Betreuung danach.

1

Bestandsaufnahme

Wir sehen uns an, wo Ihre E-Mail heute liegt, wie viele Postfächer es gibt, welche Programme und Geräte E-Mails senden und was übernommen werden soll.

2

Planung des Umzugstags

Wir legen mit Ihnen fest, wann der Wechsel stattfindet und wer was bis dahin erledigt. Der Zeitpunkt richtet sich nach Ihrem Betrieb, notfalls abends oder am Wochenende.

3

Domain und DNS

Wir bereiten die Einstellungen Ihrer Domain vor, damit Ihre E-Mails nach dem Wechsel am richtigen Ort ankommen und Ihre Absenderadresse glaubwürdig bleibt.

4

Umzug

Wir kopieren Postfächer, Kalender und Kontakte nach Microsoft 365 und stellen am Umzugstag die E-Mail-Zustellung auf das neue System um.

5

Einrichtung auf Rechnern und Telefonen

Wir richten Outlook und die Mobilgeräte Ihrer Mitarbeiter ein und prüfen, dass Drucker, Scanner und Programme mit E-Mail-Versand weiter funktionieren.

6

Einweisung

Ihre Mitarbeiter lernen, was sich im Alltag ändert und wo sie die neuen Funktionen finden, damit sie nach dem Umzug nicht suchen müssen.

7

Betreuung danach

Auf Wunsch übernehmen wir Updates, Überwachung und Helpdesk für Ihre Microsoft-365-Umgebung. Das besprechen wir vorab, damit Sie wissen, wer sich kümmert.

Domain und DNS: damit Ihre E-Mails ankommen

Beim Wechsel ändern wir Einträge im DNS. Das ist das Verzeichnis, in dem steht, welcher Server für Ihre Domain zuständig ist. Vier Einträge spielen beim E-Mail-Umzug eine Rolle:

MX: Er bestimmt, wohin eingehende E-Mails zugestellt werden. Beim Umzugstag stellen wir ihn auf Microsoft 365 um.
SPF: Er legt fest, welche Server in Ihrem Namen E-Mails versenden dürfen.
DKIM: Er versieht ausgehende E-Mails mit einer Signatur, an der der Empfänger erkennt, dass sie wirklich von Ihrer Domain stammen.
DMARC: Er sagt dem Empfänger, was er mit E-Mails tun soll, bei denen SPF oder DKIM nicht passen.

Wer diese Einträge sauber setzt, verbessert die Chance, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen und nicht im Spam-Ordner. Wir prüfen sie vor dem Wechsel und nach dem Umzug.

Exchange-Server oder IMAP: zwei Ausgangslagen

Planung des E-Mail-Umzugs für einen Betrieb

Eigener Exchange-Server. Wer E-Mail, Kalender und Kontakte auf einem eigenen Exchange-Server betreibt, hat meist die meisten Daten und die meisten Abhängigkeiten: gemeinsame Postfächer, Weiterleitungen, Programme, die über den Server E-Mails verschicken. Das erfassen wir in der Bestandsaufnahme, bevor wir den Umzug festlegen.

Zum Zeitpunkt: Nach der Lebenszyklus-Übersicht von Microsoft auf learn.microsoft.com endete der erweiterte Support für Exchange Server 2016 und für Exchange Server 2019 im Oktober 2025. Wer noch eine dieser Versionen betreibt, sollte den Umzug oder einen Wechsel der Version bald planen.

Alter Mailanbieter mit IMAP. IMAP ist ein Verfahren, mit dem Programme E-Mails vom Server des Anbieters abrufen. Hier ziehen wir die Postfächer vom Anbieter nach Microsoft 365 um. Kalender und Kontakte müssen wir gesondert betrachten, weil nicht jeder Anbieter sie so bereitstellt, dass sie sich übernehmen lassen.

Das sollten Sie vor dem Umzug vorbereiten

Vieles übernehmen wir. Damit der Umzugstag reibungslos verläuft, helfen uns diese Angaben und Zugänge:

Eine Liste der Postfächer und der Personen dazu, einschließlich gemeinsamer Adressen wie info@ oder buchhaltung@.
Zugang zur Verwaltung Ihrer Domain, also dort, wo die DNS-Einträge gepflegt werden. Wer das ist, klären wir gemeinsam, wenn Sie es nicht wissen.
Die Zugänge zu Ihrem bisherigen Server oder Mailanbieter. Zugangsdaten nennen Sie uns bitte nicht per E-Mail, sondern auf einem Weg, den wir vorab besprechen.
Eine Liste der Geräte und Programme, die E-Mails senden, etwa Drucker, Scanner, Branchensoftware oder Online-Formulare.
Eine Person in Ihrem Betrieb, die am Umzugstag erreichbar ist und Fragen der Mitarbeiter beantworten kann.
Eine kurze Information an Ihre Mitarbeiter, an welchem Tag der Wechsel stattfindet.

Nach dem Umzug: Betreuung und Sicherheit

Mit dem Umzug ist die Arbeit nicht zu Ende. Eine Microsoft-365-Umgebung braucht Benutzerverwaltung, Berechtigungen, Updates und jemanden, an den sich Ihre Mitarbeiter wenden können. Das übernehmen wir auf Wunsch im Rahmen unserer Managed Services, mit Helpdesk per Telefon, E-Mail oder Ticket.

Zur Sicherheit von E-Mail und Anmeldung gehört mehr als das Postfach selbst, etwa die Zwei-Faktor-Anmeldung und ein geschütztes Firmennetz. Was wir dafür anbieten, lesen Sie bei Netzwerk und Sicherheit.

Im Ruhrgebiet kommen wir bei Bedarf zu Ihnen in den Betrieb, außerhalb davon arbeiten wir per Fernwartung. Welche Leistungen es insgesamt gibt, lesen Sie im Überblick zum IT-Systemhaus für das Ruhrgebiet.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein E-Mail-Umzug nach Microsoft 365?

Das hängt von der Zahl der Postfächer, von der Größe der Postfächer und vom bisherigen System ab. Eine feste Dauer nennen wir deshalb nicht vorab. Nach der Bestandsaufnahme wissen wir mehr und legen mit Ihnen einen Umzugstag fest, der zu Ihrem Betrieb passt.

Können meine Mitarbeiter während des Umzugs weiterarbeiten?

In der Regel ja. Die Daten werden vorab kopiert, der eigentliche Wechsel liegt auf einem Zeitpunkt, den wir mit Ihnen abstimmen, zum Beispiel am Abend oder am Wochenende. Kurz nach dem Wechsel richten wir Rechner und Telefone ein, damit alle ihre E-Mails wieder abrufen können.

Was kostet eine Microsoft 365 Migration?

Das hängt von Ihrem Betrieb ab und steht im Angebot, das Sie nach dem Erstgespräch erhalten. So kennen Sie den Rahmen, bevor Sie etwas entscheiden.

Kommen Sie für den Umzug zu uns oder läuft alles per Fernwartung?

Beides ist möglich. Im Ruhrgebiet, also in Gelsenkirchen, Essen, Bochum, Bottrop, Gladbeck, Herten, Herne, Recklinghausen, Oberhausen, Mülheim an der Ruhr und Dortmund, kommen wir bei Bedarf zu Ihnen in den Betrieb. Außerhalb des Ruhrgebiets arbeiten wir per Fernwartung, also über eine Verbindung auf den Rechner, ohne Anfahrt.

Betreuen Sie uns auch nach dem Umzug?

Ja, auf Wunsch. Nach der Einweisung können Sie Ihre Microsoft-365-Umgebung bei uns in die laufende Betreuung geben, mit Helpdesk für Ihre Mitarbeiter, Updates und Überwachung. Wie das aussieht, legen wir im Angebot für Ihren Betrieb fest.

Sprechen wir über Ihren E-Mail-Umzug

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Oder rufen Sie an: 0209 73081720. Weitere Wege finden Sie auf der Kontaktseite.